Het inrichten van een dashboard dat dit alles omvat vraagt om koppelingen met uw operationele systemen. Het vergt uiteraard wat denkwerk over wat de essentiële data van uw kernprocessen zijn. Daarbij kan het leggen van koppelingen kosten met zich meebrengen. Over het geheel genomen vallen de kosten van de koppelingen met de diverse systemen echter mee. Tijdens de aanleg blijkt vaak dat dit de financiële administratie een stuk efficiënter maakt, waardoor u al snel veel tijd bespaart. Ook levert het verbeterde inzicht u geld op omdat u beter onderbouwde beslissingen kunt nemen en hogere marges heeft. Het kan daarom verstandig zijn om te koppelen met:
Er is ook veel winst te behalen door koppelingen met andere systemen. Een voorbeeld hiervan is een kassasysteem. Veel leveranciers van kassasystemen kunnen deze koppelen aan uw boekhoudpakket. Zo hoeft u de z-afslag niet meer handmatig door te geven in uw boekhoudpakket. Dit scheelt u tijd en verkleint de kans op fouten. Bij de inrichting van een kassakoppeling kunt u ook de gewenste splitsing in de productcategorieën opgeven. Hierdoor is er dus direct inzicht in de brutomarge van de verschillende producten, zonder dat u op onhandige momenten in de kassa moet duiken om de gegevens te analyseren.
Wilt u het helemaal tot in detail weten? Dan moet u ook rekening houden met een voorraadregistratie, invoering van het verbruik door u en uw personeel en invoering van bederf en weggeefproducten, of producten die in de sale of outlet gaan. Het vergt dus wel een beetje tijd en discipline van u en uw personeel, maar uiteindelijk levert het u wel waardevolle informatie op. Zoals ook geldt voor andere investeringen die u pleegt om uw strategische doelstellingen te bereiken, zijn de gedane inspanningen op dit gebied ook zeker meer dan de moeite waard!
Ook voor een webshop gelden de bovengenoemde voordelen. Het handmatig overzetten van gegevens in uw boekhoudsoftware kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Door de koppeling worden gegevens automatisch gesynchroniseerd en ingegeven in de boekhouding, wat u tijd bespaart en fouten voorkomt. Ook heeft u real-time inzicht in uw voorraad, omzet en winst.
Onderhoud uw dashboard
Elk systeem geeft dus informatie en data waar u wat mee kunt. Maar hoe krijgt u deze overzichtelijk in beeld? Met een goed ingericht dashboard krijgt u in één oogopslag daadwerkelijk een overzicht van de prestaties van uw winkel of webshop. De gemaakte koppelingen vergen uiteraard ook onderhoud. En bij een overstap naar bijvoorbeeld een ander kassasysteem of een uitbreiding daarvan moeten de bestaande koppelingen opnieuw worden bekeken. Zoals u ook de actualiteiten in bijvoorbeeld producten, dienstverlening, apparatuur, machines op de voet volgt als goede ondernemer is het dus ook van belang dat uw financiële huishouding up-to-date blijft.
Tot slot is het goed om het volgende goed te onthouden: een dashboard kan alleen maar zinnige informatie leveren wanneer deze met juiste informatie wordt gevoed. Garbage in is garbage out!