1. Broodnodige inzichten vergaren
Als ondernemer maakt u veel belangrijke keuzes. Daarvoor heeft u informatie nodig die u direct inzicht geeft in uw bedrijfsvoering. Worden mijn kosten voldoende gedekt? Is mijn gerealiseerde marge op producten en/of diensten nog voldoende? Doen wij het beter of slechter dan andere winkels of webshops? Wat is de ontwikkeling van mijn liquiditeit en welk risico loop ik bij mijn afnemers? Het zijn vragen die ondernemers zichzelf vaak (zouden moeten) stellen. Een goed ingericht online dashboard geeft u antwoorden, zonder dat u uren moet spitten in uw administratie!
1.1 Data combineren tot managementinformatie
In uw organisatie legt u in verschillende systemen financiële en operationele gegevens vast. Denk hierbij aan onder andere de financiële administratie, het kassasysteem, uw voorraadsysteem, de webshop en uw systemen voor de personeelsplanning en salarisadministratie. Door deze systemen te koppelen en gegevens te combineren, ontstaat een schat aan data. Met een dashboard kunt u deze data verzamelen en omzetten tot nuttige managementinformatie. Informatie die overzichtelijk gepresenteerd kan worden op een (online) dashboard van meters en tellers. Maar om te zorgen dat u de gegevens verzamelt die voor u waardevol zijn, moet u het dashboard wel inrichten op basis van uw behoeften en gekozen kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Hierbij kunt u denken aan:
- Brutomarge van een productgroep
- Doorloopsnelheid van voorraden
- Kostprijsanalyses
- Leveringsbetrouwbaarheid van leveranciers
- Brutomarge per winkel of merk
- Omzet per m2, per medewerker en per locatie
- Arbeidsproductiviteit van het personeel
- Bezettingsgraad t.o.v. capaciteit
Een dashboard kan de informatie vanuit de diverse systemen presenteren. Daarnaast wordt het dashboard aangevuld met operationele data zoals het aantal m2, de voorraad, het aantal verkochte eenheden, het aantal personeelsleden, het aantal productieve uren, het aantal verzuim uren, het aantal snipperuren en nog veel meer. Deze data geeft het inzicht waar u op kunt sturen.
1.2 Meer grip op uw bedrijfsvoering
Met een dashboard heeft u dus meer grip op uw (online) winkel. Wanneer u dit goed inricht kunt u sturen op de KPI’s die voor uw onderneming en uw huidige situatie belangrijk zijn. Zo krijgt u bijvoorbeeld inzicht in uw werkkapitaal, uw debiteuren en afwijkingen ten opzichte van uw begroting. In één oogopslag ziet u welke onderdelen in de bedrijfsprocessen goed presteren en welke uw aandacht nodig hebben. Zo kunt u tijdig kansen en risico’s signaleren en de best onderbouwde beslissingen te nemen.
1.3 Uw dashboard als glazen bol met scenarioplanning
Wanneer uw dashboard goed is ingericht en actuele informatie geeft, is het ook mogelijk om de historische trend te combineren met veranderende situaties en plannen. U kunt verschillende scenario’s (laten) uitwerken om onderbouwde beslissingen te nemen. Wat is straks mijn omzet als ik niet met 100% bezetting kan draaien of als een veel verkocht seizoen product of bepaalde afnemer weg valt? En wat levert een prijsverhoging op een bepaald aantal product(groepen) mij bijvoorbeeld concreet op?
Juist dit soort beslissingen kunnen fout uitpakken als u de gevolgen niet goed cijfermatig inzichtelijk maakt. Daarbij is snelheid en actualiteit van de informatievoorziening een vereiste. U moet snel kunnen schakelen, voordat het te laat is en de kosten te hoog zijn opgelopen! In een goed ingericht dashboard kan op een relatief eenvoudige wijze snel diverse realistische scenario’s worden uitgewerkt. En u kunt continu controleren of uw prognose wel klopt of bijsturing noodzakelijk is.