Werknemers die thuiswerken, maken vaak extra kosten. Denk aan kosten voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kunt u dergelijke extra uitgaven van thuiswerkers compenseren. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar maakt mogelijk onderdeel uit van een op de arbeidsovereenkomst toepasselijke cao.

Sinds 1 januari 2024 mag u werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2,35 per dag. Dit geldt ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Kiest u ervoor meer dan € 2,35 per dag te vergoeden? Dan is het bedrag daarboven belast. De onbelaste vergoeding is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op! De vrijgestelde vergoeding van € 2,35 per dag slechts beperkt aftrekbaar. Een deel van de vergoeding wordt namelijk aangemerkt als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in principe voor 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting is dit in principe voor 73,5%.

Het is mogelijk met uw werknemer een vaste vergoeding overeen te komen op basis van het aantal verwachte thuiswerkdagen per week. Dit is administratief minder bewerkelijk. U moet kiezen welke van de twee vergoedingen wordt toegepast:

• óf de thuiswerkkostenvergoeding.
• óf de reiskostenvergoeding van € 0,23 km.

Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer is mogelijk op basis van de 214-dagenregeling. Deze wordt pro rata toegepast als de werknemer structureel (gedeeltelijk) thuiswerkt. Deze vergoeding legt u schriftelijk vast.

Let op! Werkt een werknemer een deel van de dag thuis en het andere deel op de vaste werkplek? Dan kan dus maar één van de vrijstellingen worden toegepast. In dat geval heeft de werkgever de keuze om of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding, of de gerichte vrijstelling voor reiskosten voor het woon-werkverkeer toe te passen. Werkt uw werknemer deels thuis maar reist hij of zij ook naar een andere plek dan de vaste werkplek, dus voor een zakelijke reis en niet woon-werkverkeer? Dan kunt u zowel de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding toepassen.

Let op! Voor een werknemer met een auto van de zaak, kunt u alleen een thuiswerkvergoeding geven wanneer hij/zij de hele dag thuis werkt.  Wanneer hij of zij voor een afspraak naar een klant gebruik maakt van de auto, mag u voor die dag geen thuiswerkvergoeding geven. Dit geldt bij een OV-chipkaart, een OV-abonnement of een fiets van de zaak.

Een werknemer met een vijfdaagse werkweek werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 km. De gecombineerde vergoeding wordt dan als volgt berekend:

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 x 50 kilometer x € 0,23)/12 = € 123,05 per maand

Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 x € 2,35) /12 = € 16,76 per maand

U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen: waardoor u er geen belasting over hoeft te betalen.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen, de volgende gerichte vrijstellingen:

• Arbovoorzieningen.
• Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Let op! Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:

• De werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte.
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
• De arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan het Arbobesluit.

Let op! Sinds 2022 zijn stoelmassages buiten de werkplek en cursussen ‘Stoppen met roken’ niet meer vrijgesteld. Dit betekent dat u deze niet meer onbelast mag vergoeden.

Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in eventueel beschikbare vrije ruimte worden ondergebracht.

De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In die situatie betaalt hij voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt, blijft van toepassing. 

ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen e.d. op de thuiswerkplek zijn gericht vrijgesteld indien:

• De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• De voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling.
• De noodzakelijke voorziening volledig door de werkgever wordt betaald en de kosten, dus niet doorberekent aan de werknemer. De kosten van een eventueel duurdere uitvoering mag u wel doorberekenen.
• De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u als werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet als noodzakelijke voorziening gericht vrijgesteld. Bij de keuze van uw werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening wordt de meerprijs uitgeruild met het brutoloon, mits u dat gedeelde aanwijst als eindheffingsloon. Daarbij moet u wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.

U kunt uw werknemer ook toestaan om een bijdrage uit te ruilen met het brutoloon. Ook hiervoor geldt dat dit alleen mogelijk is als u dit gedeelte aanwijst als eindheffingsloon en u voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling is voor dat deel dan niet van toepassing.