In deze fase is het dossier daadwerkelijk opgestart, dus een staf- of vrijwillige bemiddelaar gaat ermee aan de slag. Hij of zij maken afspraken met de betrokken buren voor een intakegesprek. Vooral de contactname met buur 2 is hier cruciaal, want het is nooit zeker of hij zich bewust is van het probleem, en of hij bereid is om zijn verhaal te doen, en dan ook nog deel te nemen aan een bemiddelingsgesprek. Dit is de meest broze fase van het traject. Aangezien bemiddeling gestoeld is op vrijwilligheid, is dit de fase waarin de kans op afhaken reëel is. Meer details lees je hieronder.
Zodra het dossier is toegewezen aan een vrijwilliger of een stafbemiddelaar neemt deze contact op met de eerste buur. Omdat we vanwege de coronamaatregelen niet meer op huisbezoek konden gaan werden de intakegesprekken telefonisch of online georganiseerd. Dit eerste gesprek biedt de buur de kans om uit te leggen wat er nu eigenlijk aan de hand is. Soms is het voor hem al een hele opluchting om gewoon eens zijn verhaal te kunnen doen. Tijdens dit gesprek leggen we nogmaals uit wat bemiddeling nu eigenlijk inhoudt en hoe het verdere traject eruit ziet.
Soms beslist een buur om toch zelf (nog) eens in gesprek te gaan met de buren. In dit geval geven we communicatietips en hopen we mee op een positief gevolg. Als een buur beslist om toch niet te bemiddelen kijken we hoe we het dossier het best kunnen afsluiten, is er bijvoorbeeld een doorverwijzing nodig? Maar meestal zetten we ons traject voort en nemen we contact op met de tweede buur.
Zodra intake 1 is afgerond proberen we contact te maken met de tweede buur. In sommige gevallen hebben we, via de eerste buur of via de aanmelder, al contactgegevens van de tweede buur. In dat geval bellen we hem op en stellen we onszelf en ons aanbod voor. Als we geen contactgegevens hebben, sturen we een neutrale brief met de vraag om ons te contacteren. Ook tijdens het gesprek met buur 2 geven we hem de ruimte om te ventileren. Het is belangrijk dat we duidelijk het bemiddelingstraject schetsen en aangeven dat het een vrijwillig, maar niet vrijblijvend, traject is.
Als de tweede buur na afloop van het intakegesprek ook aangeeft open te staan voor een bemiddeling gaan we alle agenda's naast elkaar leggen en een moment zoeken dat voor iedereen past.
Het voeren van een bemiddelingsgesprek in een superdiverse stad als Antwerpen is niet altijd evident. Omdat we het heel belangrijk vinden dat iedereen zich goed kan uitdrukken en alles kan begrijpen wat er wordt gezegd, regelen we vaak een tolk als een van de buren de taal niet of onvoldoende machtig is.
Soms voelen we aan dat we meer informatie nodig hebben, of dat een of beide buren ondersteuning nodig hebben bij het traject. Voor deze ondersteuning verwijzen we hen door naar één van onze partners. Denk hierbij aan het woonkantoor voor informatie over verbouwingen of een wijkagent die reeds vertrouwd is met de situatie. Als een buur begeleid wordt door bijvoorbeeld het CAW, mag de begeleider meekomen naar de gesprekken als steunfiguur. Als er geen begeleider is maar een buur toch een vriend of familielid wil meebrengen mag dit ook, mits de andere buur akkoord is.
Bij de planning van het bemiddelingsgesprek houden we rekening met ieders agenda. Sommige buren bemiddelen het liefst in de voor- of vroege namiddag, omdat de kindjes dan op school zijn. Andere buren bemiddelen liever 's avonds omdat ze dan niet vrij moeten nemen op het werk.
Het vinden van een geschikt moment is heel belangrijk omdat we graag de tijd nemen voor het gesprek. Als een van de partijen stipt weg moet kan dit het gesprek bemoeilijken.
We rekenen meestal twee uur voor een bemiddelingsgesprek maar in de praktijk duurt het meestal tussen een uur en anderhalf uur. Als de bemiddeling langer dan twee uur duurt, bekijkt de bemiddelaar per situatie hoe het verder gaat. Als men bijna op het einde zit kan het gesprek best iets langer doorgaan maar als er echt meer tijd nodig is kan er ook gekozen worden om op een later moment opnieuw samen te komen.